Daugelis mūsų skaitytojų nesugeba susidaryti dienotvarkės, kuri leistų atlikti daugybę užduočių. Norime padėti tokiems žmonėms. Todėl pateiksime keletą paprastų ir naudingų patarimų, kuriuos parengė žmonės, kuriuos galima laikyti produktyvumo genijais.
Stepheno Covey sistema
Jei nuolat skaitote žurnalą „Time”, žinote, kad Stephenas Covey. Šis vyras yra vadybos srities ekspertas ir treneris – jo metodai populiarūs daugelyje šalių. Jei žurnale „Time” kalbama apie verslo literatūrą, visada minima šio žmogaus knyga. Ji vadinasi „Septyni labai efektyvių žmonių įpročiai”. Čia sužinosite, kaip tapti sėkmingu. Trumpai tariant, nereikia tingėti ir nuolat tobulėti. Pirmiausia reikia padaryti būtent tai, ką reikia padaryti pirmiausia. Maždaug taip elgėsi 34-asis JAV prezidentas Deividas Eizenhaueris. Jis suskirstė užduotis į keturias grupes:
-
Skubūs ir svarbūs dalykai, kuriuos reikia atlikti pirmiausia;
-
Neskubūs, bet svarbūs – tokius dalykus reikėtų atlikti, kai nėra skubių užduočių;
-
Skubūs nesvarbūs – šiai grupei priskiriami neišspręsti klausimai, kuriuos reikia greitai išspręsti, bet kuriuos galima perduoti kitam asmeniui;
-
Neskubūs ir nesvarbūs – juos galima išbraukti iš sąrašo arba pavesti kam nors kitam.
Trumpai tariant, reikia sudaryti užduočių sąrašą ir nustatyti vienokį ar kitokį jų prioritetą. Tai galima daryti popieriniame dienoraštyje arba mobiliojoje programėlėje. Apie tai kalbėsime šio straipsnio pabaigoje.
Savo knygoje Covey teigia, kad sėkmingi žmonės pirmos ir trečios kategorijos užduotis sprendžia greitai: jie neskiria joms daug laiko, nes procesas vyksta produktyviausiu dienos metu: ryte. Kalbant apie ketvirtąją kategoriją, jos turinį geriausia paaukoti. Tačiau 60-80 proc. savo energijos ir laiko skiriate antrosios kategorijos veiklai.
Benjamino Franklino sistema
Benjaminas Franklinas, vienas iš JAV įkūrėjų, taip pat naudojo savo dienos organizavimo metodą. Dabar jo portretas yra ant 100 JAV dolerių banknoto. Iš dalies taip yra dėl kliše tapusios frazės „laikas – pinigai”. Jis taip pat sakė, kad nereikėtų atidėlioti rytojui to, ką gali padaryti šiandien. Trumpai tariant, suprantate, kad Benjaminui Franklinui laikas buvo labai svarbus. Jis netgi sukūrė specialią užduočių atlikimo sistemą, kuria naudojosi visą likusį gyvenimą. Ateityje ji buvo vadinama „Franklino piramide”. Arba produktyvumo piramidė.
Šiame metode taip pat minimi įvairūs tikslai. Kuo didesnis tikslas, tuo daugiau vietos jis užima popieriuje. Todėl viskas pereina nuo gyvenimo vertybių pagrindo prie dienos plano. Čia pateikiamas visas tikslų sąrašas:
-
Dienos planas;
-
Trumpalaikis planas;
-
Metų ar net kelerių metų planas;
-
Pagrindinis planas rimtam tikslui pasiekti;
-
Pasaulinis tikslas;
-
Pagrindinės gyvenimo vertybės.
Jus, žinoma, turėtų dominti šios piramidės apačia. Ką Frankinas turėjo omenyje sakydamas „pagrindinės gyvenimo vertybės? Jis kalbėjo apie 13 dorybių, kurios turėtų būti kiekvieno žmogaus gyvenime. Arba bent jau to siekti. Tai tylumas, santūrumas, ryžtingumas, taupumas, meilė tvarkai, kruopštumas, teisingumas, ramybė, klusnumas, skaistumas, nuoširdumas, saikingumas ir švara. Tai nereiškia, kad turėtumėte juos tiesiog užsirašyti į dienoraštį ir apie juos net negalvoti! Benjaminas Franklinas siūlo kiekvieną dieną sutelkti dėmesį į tam tikrą dorybę. O vakare reikia pasidžiaugti nesėkmėmis kelyje į tobulumą. Ateityje turėtumėte stengtis jų nekartoti.
Kitame aukščiau esančios piramidės žingsnyje yra visuotinis tikslas. Čia viskas pakankamai paprasta. Jei, pavyzdžiui, mokotės tapti geležinkelininku, vienas iš jūsų pagrindinių tikslų bus tapti sėkmingu mašinistu, kuriam patikėta valdyti keleivinius traukinius bet kuriame svarbiame maršrute. Įsitikinkite, kad vieną ar kelis iš šių tikslų įrašėte pirmajame dienoraščio puslapyje arba naudojamoje laiko planavimo programoje. Nuo šio tikslo priklausys mažesnės užduotys, kurios padės jums pasiekti šį tikslą.
Galiausiai piramidės viršutinėje dalyje yra planai, skirti pagrindiniam tikslui pasiekti arba artimiausiems keleriems metams nustatytiems uždaviniams spręsti. Piramidės gale yra savaitės ir dienos planai.
Norėdami gyventi pagal Benjamino Franklino sistemą, turite sunkiai dirbti. Rekomenduojame visas užduotis užsirašyti į užrašų knygelę, kuri visada bus po ranka. Savo tikslus galite papildomai įvesti į programą „Kalendorius”. Arba vienas iš tų, kurie skirti patogiam laiko planavimui.
Glebo Archangelskio sistema
Kas yra Glebas Archangelskis? Tai to paties pavadinimo įmonės įkūrėjas. Šis asmuo taip pat žino viską apie laiko valdymą. Tai darydamas jis stengiasi paprasta ir aiškia kalba pateikti jau egzistuojančių sistemų principus, netgi pritaikydamas juos mūsų realijoms. Jis parašė verslo knygas „Time Drive”, „Time Formula” ir keletą kitų.
Populiariausias yra pirmasis. Tai rodo, koks svarbus yra planavimas, motyvacija ir tikslų nustatymas. Jame taip pat aprašyta keletas gerų gudrybių, kaip kovoti su atidėliojimu. Pažvelkime į kai kuriuos iš jų:
-
Taikant inkarų metodą naudojami apčiuopiami inkarai, atitinkantys tam tikras emocines būsenas. Jie būtini, kad galėtumėte sėkmingai atlikti užduotį. Dažniausiai žmonės remiasi kokia nors muzika. Pavyzdžiui, galite atlikti „Evanescence” remontą. Turite parašyti nemažai teksto? Įsijunkite klasikinę muziką arba gamtos garsus. Palaipsniui bet kokia užduotis taps daug lengvesnė, nes būsite jai psichologiškai pasirengę.
-
Varlės metodas taikomas nuobodžiai veiklai, kuri nuolat atidedama kitai dienai. Jei tokių užduočių jau susikaupė daug, tai kelia nereikalingą nervinę įtampą. Štai kodėl Glebas pataria kiekvieną rytą pradėti nuo nuobodžiausios ir neįdomiausios užduoties. Kai su tuo susidorosite, kitas žingsnis bus įdomesnis. Vėl pakelsite norimą psichologinę bangą.
-
Dramblio kepsnio metodas primena, kad kuo didesnė ir sudėtingesnė užduotis, tuo mažiau norisi ją atlikti. Gali būti, kad jus gąsdina jos mastas. Kartais nežinote, nuo ko pradėti. Tačiau iš tikrųjų tai labai paprasta. Padalykite užduotį į smulkesnes užduotis. Jie bus daug mažesni ir trumpesni. Užduotis iš karto nebebus bauginanti.
Glebas Archangelskis reguliariai rašo ir apie poilsį. Jis primena mums, kad nė vienas žmogus negali dienų dienas iš eilės dirbti tam tikrą darbą. Kartkartėmis pailsėkite. Be to, turite turėti galimybę pailsėti – šis procesas taip pat gali būti produktyvus. Bet tai jau kita istorija.
Timo Ferriso sistema
Jei ir toliau kalbėsime apie produktyvumo guru, turime prisiminti Timą Ferrisą. Jo knygas skaito milijonai žmonių, tiek pat žmonių lanko jo viešas paskaitas. Populiariausia Ferriso knyga yra „Dirbti 4 valandas per savaitę neužsisėdint biure”. Jame kalbama apie problemų sprendimo metodą, pagrįstą tik dviem banginiais:
-
Turime remtis Pareto dėsniu. Tai reiškia, kad 20 % pastangų duoda 80 % rezultato. likusiomis pastangomis siekiama tik 20 proc. rezultato. Taigi turite sutelkti dėmesį į svarbiausią veiklą.
-
Taip pat turėtumėte vadovautis Parkinsono dėsniu. Jis sako, kad darbas turi užpildyti visą turimą laiką. Tai reiškia, kad turėtumėte tam skirti tiek laiko, kiek jums reikia.
-
Niekada nedidinkite darbo dienos trukmės! Nebijokite nebaigti užduoties! Produktyvumo guru netgi rekomenduoja sutrumpinti darbo laiką, kad nereikėtų atsipalaiduoti dešimtis minučių. Antrines užduotis geriausia palikti nuošalyje, deleguoti kitiems žmonėms.
-
Dažniausiai Ferrisso metodo gerbėjai dirba pagal sistemą „1-3-5”. Tai reiškia, kad į dienos darbų sąrašą įtraukite vieną svarbią užduotį, tris mažiau skubias ir penkias visai nedideles. Šis metodas padeda išvengti skubėjimo – tai pagrindinis jo privalumas.
Ferrissas, kaip ir daugelis kitų produktyvumo genijų, netoleruoja kelių dalykų vienu metu. Jis primena, kad tokiu atveju bus prarastas susitelkimas, todėl pailgės darbo atlikimo laikas. Todėl jis rekomenduoja suskirstyti užduotis pagal jų skubumą. Antroje dienos pusėje laukia nedidelės užduotys, kurias reikia atlikti – tokiu atveju tikrai spėsite atlikti darbą. Taip pat patartina nešvaistyti laiko elektroninių laiškų, žinučių ir socialinės žiniasklaidos priemonių skaitymui – paprastai tai nepadeda priartėti prie tikslo, o sukuria klaidingą užimtumo jausmą.
Šis metodas nereiškia, kad reikia naudoti kokią nors programą su užduočių sąrašu. Žmonės, kurie juo vadovaujasi, planuoja anksti ryte ir nori negalvoti apie kitą dieną. Didžiausias jų priešas – tinginystė. Pirmosiomis dienomis turėtumėte tiesiog priversti save sudaryti tokį planą. Iš pradžių taip pat patartina, kad antrasis asmuo prižiūrėtų, kaip atliekate visas užduotis.
Francesco Cirillo sistema
Pomodoro laiko valdymo metodą sukūrė Francesco Cirillo. Tai padaryti jam padėjo… virtuvės laikmatis!
Jaunystėje Francesco visada vėluodavo į pamokas ir negalėjo susikaupti mokymuisi. Jis visada buvo išsiblaškęs. Tačiau vieną dieną jis suprato, kad jam gali padėti paprastas virtuvinis laikmatis. Jo korpusas buvo pomidoro formos, todėl šis metodas ir gavo pavadinimą. Jo mintis paprasta. Užduočiai atlikti reikia skirti 25 minutes. Po to seka 5 minučių poilsis. Tada grįžtate prie savo užduoties, kurią atliksite per 25 minutes. Taip tęskite tol, kol atliksite visas dienos užduotis.
Šios 30 minučių trukmės atkarpos vadinamos „tomahawks”. Palaipsniui pradėsite varžytis su savimi, kiek pasieksite per dieną. Dėl to pastebimai padidės jūsų produktyvumas. Nešvaistykite savo laikmačio laiko užduotims sugalvoti! Geriausia iš anksto sudaryti darbų sąrašą. Galite tai daryti ryte arba prieš miegą. Čia praverčia specialios programos, kurios bus aprašytos toliau.
25 minučių ir 5 minučių atkarpas galite planuoti naudodami paprastą laikmačio programėlę bet kuriame išmaniajame telefone. Tačiau rekomenduojame įsidiegti atskirą programėlę, kuri gerokai pagreitins procesą. Daugelis jų net automatiškai skaičiuoja atliktų „pomidorų” skaičių!
„Windows” sistemoje yra kelios tokios programos. Siūlome apsvarstyti galimybę įdiegti „TeamViz”, „Keep Focused” ir „Tomighty”.
„iPhone” ir „iPad” naudotojai turėtų išbandyti „Flat Tomato” ir „Tadam. Taip pat yra atskiros šių programų versijos, skirtos „Mac OS X”.
„Android” išmaniesiems telefonams ir planšetiniams kompiuteriams skirta „Clockwork Tomato” ir kitos tokio pobūdžio programos.
Jį taip pat galite rasti A
Programėlės arba dienoraščio naudojimas
Jei jums patinka 34-ojo JAV prezidento išrastas metodas, rekomenduojame įsidiegti „Eisenhower” arba „MyEffect”. Pirmoji skirta „iOS” įrenginiams, o antrąją gali naudoti „Android” išmaniųjų telefonų savininkai. Siūlome 40 proc. laiko skirti skubiems dalykams, o likusius 60 proc. – svarbiems, bet neskubiems dalykams.
Minėtasis Glebas Archangelskis rekomenduoja naudoti paslaugas su užduočių sąrašu. Anksčiau būtume rekomendavę „Evernote”, tačiau dabar ji pasirodė esanti per brangi, ypač jei norite nustatyti, kad ji vienu metu atliktų kelias užduotis. Geriausia naudoti „Notion”. Ši paslauga taip pat reikalauja piniginių investicijų, tačiau tik po tam tikro laiko – kai užduočių skaičius viršija tam tikrą ribą. Tai bene funkcionaliausia tokio pobūdžio programa, kurią galima naudoti keliose platformose. Tačiau ji turi rimtą trūkumą – sąsają anglų kalba.
Jei jums nereikia daugybės funkcijų, rekomenduojame kelias mobiliąsias programėles. Pirmoji yra „Todoist”. Čia sudarysite užduočių, kurioms galite suteikti vienokį ar kitokį prioritetą, sąrašą. Užduotį galima nustatyti, kad ji būtų vykdoma vieną dieną, arba suplanuoti, kad ji būtų vykdoma, pavyzdžiui, kartą per tris savaites. Taip pat yra išsamių ataskaitų, kuriose pateikiamos dažniausiai atliekamų užduočių rūšys.
Antroji rekomenduojama programėlė yra „Jiffy”. Ji skirta ne planavimui, o skirtingoms užduotims atlikti skirto laiko apskaitai. Kai tik pradedate užduotį, įtraukite ją į sąrašą ir spustelėkite „Pradėti”. Baigę galite paspausti mygtuką „Stop”. Vėliau galėsite peržiūrėti ataskaitą, kurioje apibendrinsite savo laiką per dieną, savaitę, mėnesį ar net metus. Be to, tai naudinga savikontrolei – paleidus laikmatį, mažai tikėtina, kad jus kas nors be priežasties nutrauks. Taip pat galima sinchronizuoti su debesų saugykla. Taigi pirkdami naują išmanųjį telefoną tikrai neprarasite visos savo statistikos.
Taip pat galite naudotis dienos planuokliu. Kodėl gi ne?? Tai labai patogu sudarant darbų sąrašus, o jums tereikia biro. Tačiau jei jūsų darbas susijęs su kelionėmis po miestą, tai tikrai nėra geriausias pasirinkimas.
Išvada
Jei laikysitės mūsų patarimų, tapsite žymiai produktyvesni. Tai reiškia, kad per dieną atliksite daugiau darbų nei paprastai. Galite lažintis, kad jūsų šeima bus laimingiausia iš visų. Tačiau tai, ką parašėme, būtų visiškai nenaudinga, jei būtumėte tinginys.
Ar organizuojate savo dieną pagal tam tikras strategijas ar rutinas? Koks yra jūsų paslaptis efektyviam laiko valdymui? Ar yra kokios nors specialios priemonės ar įpročiai, kurie padeda jums būti produktyvesniam? Būčiau įdomu sužinoti, kaip šie maži dalykai gali padėti organizuoti dieną ir pasiekti daugiau tikslų. Ačiū!